Wirksames Handeln impliziert, sich auf das wirkliche Wichtige zu konzentrieren. Das zu identifizieren und fokussiert zu bearbeiten, ist alles andere als leicht. Wir stellen 7 Punkte vor, wie es besser gelingen kann.

Stellen Sie sich vor, Sie wissen, was das wirkliche Wichtige für Ihre Organisation ist. Und nun stellen Sie sich vor, das wirklich Wichtige wird tatsächlich auch rasch umgesetzt. Ein reines Phantasiegebilde? Möglich. Dennoch gibt es Ansätze, die heutige Situation ein Stück besser zu machen. Sieben davon sind:

1. Initiativen sammeln & bewerten
2. Initiativen schärfen
3. Das wirklich Wichtige herleiten
4. Verantwortung etablieren & leben
5. Fokuszeit schaffen
6. Wirkung messen & reflektieren
7. Hindernisse als Weg verstehen

Jede Punkt ist für sich stehend. Die größtmögliche Wirkung werden Sie allerdings in der Kombination der sieben Punkte erzielen.

#1 Initiativen sammeln und bewerten

Niemand hat einen freien Kalender. Es gibt immer andere Themen und Verpflichtungen, denen wir uns nicht entziehen können, selbst wenn wir klar darin sind, was uns wirklich wichtig ist.

Jede Organisation neigt dazu, zu viel gleichzeitig zu tun.

Daraus folgen: Überarbeitung, mindere Qualität und vor allem viel längere Umsetzungszeiten (siehe #5 Fokuszeit schaffen). Unsere Erfahrung zeigt, dass Organisationen oft nicht wissen, wie viele Aufgaben aktuell parallel bearbeitet werden. Tun Sie daher Folgendes:

1. Sammeln Sie alle Initiativen ein, die aktuell in Bearbeitung sind bzw. zuletzt begonnen wurden – ganz unabhängig davon, wie klein oder groß die Initiative ist und um was es sich hierbei handeln mag. 
2. Ordnen Sie die Initiativen in das Schema unten ein – idealerweise mit einer Reihe von Mitarbeitenden.
3. Stampfen Sie alles ein, was keinen Wert (indirekt) für Ihre Kunden stiftet. Stellen Sie alles zurück, was nicht sofort bearbeitet werden muss. Keine Sorge: Es wird genügend Arbeit übrig bleiben.

#2 Initiativen schärfen

Typischerweise kommt bei der Bewertung der Initiativen die Diskussion hoch, was das jeweilige Vorhaben genau erreichen soll. Sie werden auch feststellen, dass es häufig unterschiedliche Ansichten darüber gibt, was das jeweilige Projekt beinhaltet.

Mit Hilfe eines schlanken Canvas-Formats (siehe unten) können Sie die jeweils Beteiligten bitten, Ihre Gedanken zu verschriftlichen, ohne dass ein umfassendes Konzept oder Projektplan entwickelt werden muss. Es geht nur darum, so viele Informationen zusammenzutragen, wie notwendig sind, um eine bessere Diskussion über die Relevanz zu führen.

#3 Das wirklich Wichtige herleiten

Stellen Sie sich folgende Frage:

»Was ist die eine Sache, die ich tun kann, dass dadurch alles andere einfacher wird?“

Egal ob Sie bereits Ziele im Kopf haben, eine bestimmte Strategie verfolgen oder ein Problem identifiziert haben: Schreiben Sie auf, was Sie (oder Ihre Organisation) als nächstes tun sollte, um die Erreichung wahrscheinlicher zu machen.

Es geht nicht um einen detaillierten Masterplan. Wichtig ist eine Orientierung, wohin die Reise langfristig gehen soll und eine Ableitung, was Sie einen Schritt weiterbringt. Tauschen Sie sich intern aus, verfeinern Sie Ihre Ziele, bis Sie ein geteiltes Bild haben. Hierzu können Ihnen einfache Methoden wie  »Goal Setting to the Now« bereits helfen:

#4 Verantwortung etablieren & leben

Alle guten Vorsätze verlieren sich im Alltag, insbesondere wenn sie anstrengend sind. Sie können dies nur durchbrechen, indem Sie das Einhalten von Verantwortlichkeit und Fokus systematisieren.

Richten Sie einen wöchentlichen 15-30min-Termin ein, in dem Sie bzw. die passenden Vertreter Ihrer Organisation gut vorbereitet folgende Fragen beantworten:

• Welches Commitment (Zusage) habe ich vergangene Woche abgegeben?
• Inwieweit hat dieses Commitment nach aktuellem Kenntnisstand geholfen, dem Ziel näher zu kommen?
• Mit dem Ziel im Blick: Was ist die eine Sache, die ich persönlich nächste Woche tun kann, dass dadurch alles andere einfacher wird?

Wie konsequent und ernsthaft Sie dies verfolgen, ist zusammen mit der anerkannten Relevanz des Ziels, maßgeblich für den Erfolg.

#5 Fokuszeit schaffen

Die durchschnittliche Person verliert 28 % ihres Arbeitstages durch Multitasking.(1) Hochgerechnet auf ein ganzes Jahr, sind das bei 46 Arbeitswochen 13 Wochen Zeitverlust.

Hinter „Multitasking“ versteckt sich unsere Tendenz, zu viele Aufgaben oder Projekte parallel anzugehen und sie nicht nacheinander konzentriert am Stück zu bearbeiten, sondern durch alltägliche Unterbrechungen (wie z.B. E-Mails) aus unseren Gedankengängen herausgerissen zu werden.

Schaffen Sie daher im Kalender Zeiträume, idealerweise vormittags, um an dem wirklich Wichtigen zu arbeiten. Etablieren Sie diese Fokuszeit nicht nur bei sich, sondern sorgen Sie auch dafür, dass Ihre Teams / Mitarbeitenden solche Strukturen annehmen, indem Sie z.B. Regelmeetings erst ab 11 Uhr erlauben.

#6 Wirkung messen & reflektieren

Gojko Adzic erzählte in einem Vortrag von einer internen Auswertung bei Microsoft vor einigen Jahren. Auf Basis der Business-Präsentationen zu verschiedensten Initiativen wurde analysiert, ob nach der Umsetzung die gewünschten Wirkungen erzielt wurden. Das Ergebnis sei ernüchternd gewesen: Ein Drittel der Initiativen habe einen positiven Effekt erzielt, ein Drittel habe nichts verändert und das letzte Drittel habe die Situation eher verschlechtert. Das Bedenklichste aber war, dass die negativen Initiativen weiterhin aktiv waren, weil keiner die Auswirkungen geprüft hatte.

Wenn wir die Wirkung unserer Handlungen nicht nachvollziehen können oder nicht nach ihnen schauen, laufen wir Gefahr, wirkungslos oder sogar kontraproduktiv zu handeln. Daher:

1. Machen Sie sich und Ihren Kolleg:innen daher im Vorfeld klar, wie Sie prüfen können, ob die Handlungen den gewünschten Effekt erzielen. Das können harte Business-Zahlen sein oder auch manchmal „weiche“ Faktoren, wie ein Stimmungsbild.
2. Schauen Sie regelmäßig auf den Effekt Ihrer Handlung, nicht erst am Ende. Idealerweise gestalten Sie Ihr Vorgehen so, dass Sie möglichst schnell eine Rückmeldung erhalten, um nicht zu lange in die falsche Richtung zu laufen.

#7 Hindernisse als Weg verstehen

Wichtige Dinge sind oft nicht einfach. Wir stoßen auf Widerstände, Probleme, werden unsicher, was der nächste Schritt ist. Und das ist gut! Anstatt über sie frustriert zu sein, sind sie eine wichtige Erkenntnis darüber, was getan bzw. bearbeitet werden muss, um Fortschritt zu erzielen. Die Blockade steht nicht im Weg, sie zeigt den nächsten, wichtigen Schritt auf. Sie wird der Weg.

Fördern Sie also die Kommunikation von Hindernissen, halten Sie sie fest und widmen Sie diesen Ihre Aufmerksamkeit.

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Literatur

(1) Keller, Gary. The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results (English Edition). John Murray Press.
(2) McChesney, Chris; Covey, Sean; Huling, Jim. The 4 Disciplines of Execution: Achieving Your Wildly Important Goals (English Edition). Free Press.